Gestão de problemas e melhoria contínua
Você já parou pra pensar que a gestão de problemas e processos para melhoria contínua tão comuns no trabalho também poderiam ser implementados em nossas vidas pessoais? Existem várias ferramentas e sistemas desenvolvidos e amplamente utilizados para isso no mundo corporativo e muitas dessas ferramentas poderiam ser implementadas em nossas casas com resultados bem promissores.
E eu posso te provar! Mas é importante deixar claro que o objetivo aqui não é apresentar e descrever todas as ferramentas existentes – até porque já tem muitos sites que fazem isso e também existem muitas adaptações dessas ferramentas e metodologias –, mas um exemplo de sequência dessas ferramentas de forma compilada, e que podemos aplicar para a realidade do nosso dia a dia, seja no âmbito corporativo, seja em família.
A fórmula de sucesso da cultura japonesa
No pós-guerra os japoneses criaram uma forma bastante efetiva de implementar um processo completo de melhoria contínua, o método Kaizen, que em tradução livre significa “mudança boa”. Esse método ficou consagrado pela Toyota por ser facilmente apresentada em uma folha A3 e baseada no PDCA. Inclusive, já apresentei aqui como o método PDCA pode se aplicar a cada trimestre da gestação. Clique para ler!
1. Identificar
O primeiro passo é reconhecer o motivo, seja um problema ou uma oportunidade de melhoria significativa. E a partir daí avaliar a situação como está no momento e como deveria ser (objetivo). O simples fato de ter (ou estar esperando) um filho já é motivo suficiente para se esforçar para ser uma pessoa melhor, concorda?!
E geralmente o problema não é tão simples e nem dá para querer corrigir todos os problemas de uma vez ou fazer um monte de melhorias ao mesmo tempo. Foque no que traz maior impacto e que vai fazer a diferença de fato. E algumas ferramentas podem ser bastante úteis nessa fase:
- o Princípio de Pareto, defende que pequenas situações (cerca de 20%) geram a porção mais significativa (80%) dos problemas, e se focarmos neles teremos mais efetividade no processo. Por exemplo, quando uma mãe tem um recém-nascido em casa existem vários fatores que fazem o bebê chorar, mas rapidinho a mulher percebe que na maior parte das vezes, dar o seio à boca dele faz o choro cessar.
- A análise SWOT (adaptada para o português como FOFA, né?!) serve para quando você precisa identificar suas forças, oportunidades, fraquezas e ameaças com o intuito de desenvolver a melhor estratégia para lidar com o cenário interno e externo. É o tipo de avaliação que se faz para lançar um novo produto, projeto ou empresa. Já aqui em casa, por exemplo, eu e minha esposa identificamos nossas habilidades, e desde sempre ela ficou mais à cargo das tarefas relacionadas à água (lavar roupas, vasilhas) e eu do calor (passar roupa e cozinhar). Os opostos se complementam, não é mesmo?!
- Diagrama ou Mapa de fluxo (sendo este último uma versão mais detalhada), no caso de processos, pois permite determinar a sequência de um processo, tudo através de uma representação visual das etapas individuais e da ordem em que devem ser realizadas. A grosso modo, por exemplo, podemos pensar que é algo parecido com o planejamento de um roteiro de viagem.
- Matriz de Eisenhower (ou de prioridade), bastante adequada para definir implementação de melhorias, já que não dá tempo de fazer tudo sozinho, tem poucas coisas em que realmente dá para focar, enquanto outras você vai adiar, delegar ou simplesmente “deixar pra lá”.
- Matriz GUT é essencial para gestão de riscos (inclusive para analisar os cuidados com as crianças em casa), pois é possível avaliar a gravidade, urgência e tendência das situações.
Contudo, para determinar a que ponto se quer chegar, o objetivo final deve ser traçado determinando uma meta SMART, ou seja: (S) específica, possível de ser (M) medida e (A) alcançada, (R)relevante e com (T) tempo de duração definido. Estabelecer um indicador como forma de medir o sucesso do processo é fundamental para validá-lo mais a frente.
2. Aprofundar
Ao determinar um problema a ser resolvido, não se pode precipitar e achar que a primeira coisa que vem à cabeça é o ponto a ser atacado, pois muitas vezes eles são apenas os sintomas e não a doença a ser curada. É como dar um antitérmico para baixar a temperatura do seu filho. Mas o que está causando a febre?
E para isso, um bom exercício é voltar às origens e agir como uma criança de uns 4 anos que pergunta uns 5 por quês consecutivos. Assim saímos da condição de ver e remediar apenas os sintomas para identificar o problema de fato, e tratar a causa raiz.
Outras formas de fazer melhor um diagnóstico é com o Diagrama de Ishikawa (de causa e efeito), que apresenta os 6 fatores “M” de prováveis causas (máquina, mão de obra, material, meio ambiente, método e medida), que formam um desenho de Espinha de Peixe (como também é conhecido o Diagrama) para formar na “cabeça” o efeito esperado.
E sempre que possível, faça essas etapas através de um Brainstorming. Quanto mais cabeças pensantes, melhor!
3. Aplicar
Uma vez definido o problema ou melhoria pontual ou específica a ser focada e a verdadeira causa-raiz, está na hora de implantar as ações corretivas. Elas podem ser contramedidas temporárias, para conter a situação de imediato, mas também um Plano de Ação permanente, que vai de fato promover a sustentabilidade do processo no longo prazo. E um bom plano de ação necessita da ferramenta 5W2H determinando “O que?” “Como?” “Por que?” “Onde?” “Quem?” “Quando?” e “Quanto custa?” para implementar tal mudança.
4. Medir
Agora é hora de verificar se atingimos os resultados de tudo o que foi feito até aqui, e para isso será muito importante analisar os indicadores definidos na meta lá atrás, ou tudo o que foi feito até agora pode ter sido apenas uma perda de tempo. Se até mesmo na educação dos nossos filhos podemos aplicar alguns indicadores de gestão, imagina em uma empresa.
Se tudo deu certo, você transformou um problema em uma oportunidade de crescimento profissional ou pessoal. Se não, já tem mais experiência para repetir o ciclo PDCA e acertar na próxima vez.
5. Melhoria contínua
Contudo, o objetivo final não deve ser apenas implantar novos processos mais eficientes e ficar atento às novas necessidades de melhoria, mas sim, tornar todo esse conceito tão bem enraizado no ambiente que se torne uma cultura, um estilo de vida.
Agora não tem mais desculpas! Se precisa fazer a gestão de um problema ou evoluir em melhoria contínua, seja em casa ou no trabalho, já tem algumas sugestões de como seguir essa jornada. Qual você mais gostou e vai implementar?
Um grande abraço,
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